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成都市电子学会内部制度

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发布时间:2018-09-03
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成都市电子学会内部管理制度

为了加强本学会的内部管理工作,按照上级部门有关规定打好基础上台阶,确保各项工作在《成都市电子学会章程》的规范下有序进行,特制定内部管理制度。


一、考勤及休假制度


为进一步加强学会内部管理,加强纪律性,规范员工行为,维护正常的工作秩序,保证各项工作任务的完成,从学会实际出发制定如下考勤制度。

一、出勤时间

(一)除法定节假日外,正常工作时间为周一至周五,周六、周日休息

员工工作时间: 9:00~17:00  其中午餐时间:12:00~14:00

(二)如工作需要,所有员工应同意加班。

二、考勤制度                     

(一)各部门负责对本部门员工考勤,记录迟到、请假及旷工。

(二)员工在规定时间十分钟之后,三十分钟以内到达办公室者为迟到。一个月内迟到三次作半天事假处理;以此类推。迟到超过三十分钟,又无正当理由者,做旷工论处。超过三十分钟且理由充分,视同请假半天。

(三)员工无正当理由提前下班者视为早退,一律以旷工论处。

(四)未经准假或假期届满未获准续假而擅自不上班者,以旷工论计。连续旷工两日,或一月内累计旷工达三日(含三日)者,按自动离职对待。

(五)事假或病假一天扣满勤奖金50元,以此类推直至200元。事假或病假五天(含五天)需以书面向部门主任报告,薪资情况另行对待。

(六)旷工一日扣满勤奖100元,以此类推直至200元。无故旷工三日(含三日)以自动离职处理。

(七)员工自动离职,单位不予任何补偿;若员工自动离职给单位造成既有的或潜在的损失,单位保留索赔及付诸法律的权利。

三、公出

(一)工作人员因公务需要,于上班中离开岗位或出入办公室的,需事先向部门主任报告,经主任核准后方可外出。若未告知而私自外出者以旷工论处。

(二)如工作人员因公外出下班前无法返回办公室时,应向部门主任电话说明。

四、出差

(一)工作人员出差应事先申请并经部门领导核准后方可办理出差手续。

(二)遇节假日出差,需有部门领导签核的出差申请单,并以往返机票/车票作为调休的依据。

五、休假及请假给假规定

(一)员工享受政府规定的法定假日

(二)员工请假及给假规定分别说明如下:

1、事假

员工如有私事,必须亲自处理者,得请事假,一般情况下,事假一次最长不得超过三天,一年内累计不得超过十四天;如遇特殊情况,员工需一次请事假超过三天,均需秘书长特批,否则以旷工处理。

2、病假

员工因普通伤病、疾病或生理原因必须治疗或休养者,依下列规定请病假:

(1)医疗期以国家劳动部《企业职工患病或非因工负伤医疗期规定》及当地政府有关医疗规定实施。

(2)请病假,均应有区、县级以上医院开出的医疗证明单,未依规定办理手续者一律以旷职(工)论。

(3)员工每月有半日看病假期(以病假论处),需有病历为证。

(4)无正当理由或虚构捏造谎报病假者,经查属实,秘书处依规定记大过一次,情节严重者予以开除。

3、婚假

(1)在学会工作期内领取《结婚证》后一年内,凭结婚证可申请婚假。

(2)一般婚假3天(女未满23岁,男未满25周岁者)。

(3)晚婚假7天(女满23周岁,男满25周岁者)。

4、丧假

(1)员工之父母、子女、配偶或岳父母死亡,给予全薪丧假3天。

(2)员工之祖父母、外祖父母或兄弟姐妹死亡,给予全薪丧假1天。

(3)请丧假应附相关之证明文件。

5、产假

(1)女员工正常产假为90天。

(2)女员工晚产或剖腹产,假期为105天。

(3)女员工怀孕不满4个月流产,假期为15~30天。

女员工怀孕超过4个月流产,假期为45天。

(4)请产假须附区县级以上医院相关证明,产假期间,公司给予员工基本工资。

(5)男职工配偶生育,可给陪产假3天。

6、工伤假

员工在工作时间内,因办理公务而受到伤害,经医院诊断,需要停工休息的时间为工伤假。

7、员工请假,应于事先填写《请假单》并附上有关证明,呈请部门主任核准,一天(含)以内的假期,由部门主任核准;二天以上的假期、婚假、产假、丧假,由秘书长核准。特殊情况未能于事前办理请假手续者,应事先向部门主任报备,并于销假次日办妥请假手续,否则概以旷职(工)论处。


二、财务报销暂行办法


 学会各种支出项目按规定的支出范围和标准执行,实行“先报批、后购买、再报销”的原则,具体办理流程及报销程序设置如下:

(一)办理流程

1、学会购置固定资产以及举办专项学术研讨、科普等项目活动,先由学会秘书处进行经费预算和申报,经秘书长及理事长同意后办理支付,最后按相应程序报销。

2、学会日常零星工作费用经学会秘书处报告秘书长同意后,由学会秘书处直接办理支付,最后按相应程序报销。

(二)报销标准及审批程序

1、学会购置固定资产、举办专项学术研讨、科普等项目活动,以及其他单项开支金额在2000元及以上的支出款项,相关报销单据及凭证完备后,先由常务副秘书长和秘书长分别审核,再经理事长审批以后予以报销。

2、单项开支金额在2000元以下的学会日常零星工作费用,相关报销单据及凭证完备后,先由常务副秘书长审核,再经秘书长审批之后予以报销。


三、奖惩制度


一、奖励分为物质奖励和精神奖励,其处理范围如下:

(一)对主办业务有重大革新,有重大成果,使活动产生重大效益,提出具体方案,经实施有重大成效者。

(二)办理重要业务,成绩特优或有特殊功绩者,或执行临时紧急任务能在限期内、并有质量完成者。

(三)对于舞弊、或者有危害本会权益事情,能事先揭发、制止,为秘书处挽回不必要损失者。

(四)成员有上列情况之一者,可给予奖励,协会秘书处根据实际情况考虑奖励的类型。

二、惩处分为“免职(即解雇)”,“降级”,“记大过”,“记过”“警告”,分别予以惩处。

(一)成员具有下列之一者,给予“免职”处分:

1、假借职权,营私舞弊者,违反国家法令,违法乱纪者。

2、盗窃秘书处财务,挪用公款,故意破坏公物者。

3、不服从上级的指挥调遣,且有威胁行为者。

4、泄漏协会秘密(包括所消毁的文件),捏造谣言致使协会遭受重大损失者。

5、仿效上级人员签字,盗用公印、信函者或擅用协会名义者。

6、品行不端,经教育不改,严重损坏协会信誉者。

(二)成员有下列之一者,给予“降级”“记大过”处分:

1、经事实证明,领导能力差,不能使业务工作拓展者,应降级。

2、直属主管对所属人员明知舞弊有据,而予以隐瞒、庇护或不报者,极其严重者,应降级,轻微者记大过。

3、故意浪费协会财物或办事疏忽,使协会受损者,看其严重性,给予降级,记大过。

4、违抗命令,或有威胁侮辱上级行为,情节较轻者,记大过,严重可予以降级。

5、未经上级批准,私自执行任务计划且造成损失者。

(三)成员具有下列情况之一者,给予以“记过”处分:

1、服务态度低劣,对协会还末构成严重损失者。

2、由于过失致使公物损坏者。

3、工作不力,屡诫不改者。

(四)成员具有下列之一者,给予以“警告”处分:

1、遇非常事变,故意躲避者。

2、办事不力,于工作时间内偷闲、懒惰者。

3、在月份内迟到、早退次数累计3次或以上者。

4、未经上级批准,擅自离岗者。

三、其他违反秘书处各项规章,应视情节给予惩处。

四、成员的惩处,警告三次等于记过一次,记过三次等于记大过一次,累计记大过两次,应予免职或解雇。 


四、档案管理制度


一、   总   则

为规范学会档案管理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。    1、凡学会在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向秘书处提交备份,从而保证秘书处学会档案管理资料的完整性、延续性、真实性。  

2、学会秘书处负责学会档案管理、文书立卷的工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映学会工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围;  

2、学会设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料 ; 

3、学会文件材料;   

4、政府、项目批文、合同;  

5、学会制度体系、会议纪要、内部发文(包含理事长、秘书长批示后的各项工作流程、学会决定等);   

6、学会签定的各类合同;   

7、学会有效证照、证件、印章;   

8、具有法律效力及保存价值的文件;   

9、学会重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;  

10、学会获得的社会荣誉资料;   

11、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对学会活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。   

三、立卷归档要求

1、学会秘书处应有专人负责档案管理工作,即时做好档案归档分类保管;需归档的文件材料整理、立卷。

2、学会人员应及时向档案管理人员移交发生的档案材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续;学会各级人员必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。   

3、学会各级人员提交备份档案时,要严格履行移交手续,按文件材料分类造册,随移交备份档案提供两联清单,注明移交人各留存一联清单备查。   

4、归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:   

(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。   

(2)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文电应全在一立卷。   

(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;   

(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限,案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。   

(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。   

四、 档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。   

2、确定学会档案保管期限的原则   

(1)凡是反映学会主要职能活动和基本历史面貌的,对本学会有长远利用价值的档案,列为永久保管。   

(2)凡是学会一般活动,在较长期时间内对学会工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。   

(3)凡是在较短时间内对学会有参考价值的文件材料,列为短期保管。   

五、档案的借阅

1、各部门因工作需要,借阅档案到档案管理员处填写档案调阅登记簿,方可借阅。   

2、借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。 

3、借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时必须经秘书处领导批准。   

4、借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。   

5、借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。   

六、档案的鉴定与销毁

1、对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。   

2、档案鉴定工作由秘书长主持,有关人员参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。  

3、档案材料鉴定小组审定,并理事会批准后,方可销毁。   

4、销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。

七、附则

1、本制度自2012年9月1日生效。   

2、本制度由学会秘书处负责解释。   


 


五、印章管理制度


第一条  为确保学会各项工作优质、高效、规范, 依据国务院《社会团体登记管理条例》和《成都市社区社会组织备案管理暂行办法》及《成都市电子学会章程》制定本制度。

第二条  秘书长是本会印章管理的负责人,秘书处是印章管理的责任部门。

第三条  学会的印章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第四条  秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录,并设专人负责此项工作。

第五条  “成都市电子学会”印章的使用,由本会理事长审批。“成都市电子学会秘书处”印章的使用由本会秘书长审批。

第六条  学会财务专用章由本会主管会计负责保管,按有关财务管理的规定使用印章。

第七条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,并不得带离本会办公场所。

第八条  本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等,由专人保管,经理事长批准后开具,并留底备查。


六、文件管理制度

 

第一条  为确保学会各项工作优质、高效、规范, 依据国务院《社会团体登记管理条例》和《成都市社区社会组织备案管理暂行办法》及《成都市电子学会章程》制定本制度。

第二条  秘书处行文使用两个文号,即“成电学字”和“成电学秘字”。“成电学字”适用于以学会名义发出的文件,包括上行文、对会员单位等印发的正式文件,该文号需加盖学会印章。“成电学秘字”是以秘书处的名义发出的文件,主要是具体业务工作性文件和内部事务管理文件等,该文号需加盖秘书处印章。

第三条  各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核,报秘书长或理事长批示签发,并负责文件的文号编发、承印等工作。

第四条  以“成电学字”发出的各类文件需经本会理事长签发,以“成电学秘字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。

第五条  行文执行登记制度,由秘书处专人负责。

第六条  各类文件行文需使用《成都市电子学会行文稿纸》。

第七条  各级单位的来文来函或网上下载的各类文件,由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第八条  秘书处根据来文来函的保密等级填写《成都市电子学会文件传阅处理表》,报秘书长或学会领导阅批。

第九条  每年学会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册,标识后归档保存。


七、法人证书使用管理制度


为了加强法人证书管理,强化工作人员对证书管理安全意识,防止出现因证书丢失、转借等严重问题,根据内部规范的要求,秘书处制定本管理制度。

一、学会法人证书由办公室专职工作人员负责管理使用;财务专用章由会计负责管理使用;法人代表印章由理事长保管使用。印章使用时需经理事长批准签字。

二、法人证书实行谁管理谁负责的安全管理原则。

三、法人证书保管人因工作变动时,严格按交接手续办理证书的交接,并有书面签字记录,被移交保管人负责证书的安全管理。

四、如有法人证书丢失,保管人应及时向学会领导反映,及时采取补救措施。

五、如发现保管人未按规定使用、保存各类证书并未经允许的情况下,转借、经常不封存等现象,将给予保管人以收回证书调离岗位及相应罚款。造成严重后果的,追究经办人的经济责任及法律责任。